Nieuwe werkwijze Contentbeheer-afdeling voor de digitale uitgeverij
Er was eens lang geleden een uitgeverij in het juridische domein. In die tijd werkten de meeste uitgeverijen nog grotendeels op de traditionele manier. Gericht op uitgaven op papier / in boek-vorm, auteurs die soms nog op papier werkten en handgeschreven content aanleverden, en met productiestraten die op specifieke uitgaven ingericht waren.
Ik kwam aan boord als business analist in een groot programma voor de digitalisering van de uitgeverij. Scrum stond toen nog in de kinderschoenen, wij werkten met UML / Rational Unified Process op basis van use cases. Daar heb ik dan ook een heleboel van gemaakt.
Het doel van digitalisering was om uiteindelijk de omslag te kunnen maken naar volledig digitaal uitgeven waarbij het onder andere mogelijk is om dezelfde content in verschillende digitale en papieren uitgaven te gebruiken.
Deze omslag raakt alle processen en systemen binnen de uitgeverij, van het maken van content, via het redactiewerk en de opmaak tot het publiceren en alles wat daarmee samenhangt. En dus ook de processen binnen de afdeling die verantwoordelijk is voor het bijhouden van wet- & regelgeving.
Aan mij de taak om de medewerkers van deze afdeling te helpen met de transitie naar een nieuwe werkwijze met een nieuw systeem.
Wat heb ik gedaan:
Wet- & regelgeving en jurisprudentie is voor iedere uitgeverij in het juridische domein van groot belang dus dat wordt dan ook zorgvuldig bijgehouden. De officiële bron voor alles wat te maken heeft met wetgeving is de Staatscourant. De Staatscourant werd gepubliceerd in krant-vorm op geel-kleurig papier. Hij kwam binnen met de post en werd door de medewerkers van de hiervoor bestemde afdeling van voor tot achter uitgeplozen op nieuwe wetgeving, wetswijzigingen, besluiten en jurisprudentie. De afdeling werkte met een MS- DOS systeem waarin deze onderdelen vervolgens met de hand moesten worden ingevoerd.
Het stokoude MS-DOS programma zou worden vervangen door een nieuw systeem waarin de content in XML formaat wordt opgeslagen. Het proces van ‘knippen’ uit de Staatscourant moest hierdoor ook op de schop.
Toen ik begon was het nieuwe systeem nog niet klaar. Er lag wel al een nieuw op XML gebaseerd informatiemodel voor het subdomein van Wet&Regelgeving en in het architectuur ontwerp was in grote lijnen ook al wel duidelijk hoe de contentbeheer processen in het grotere geheel moesten gaan passen.
Ik begon met een gedetailleerde analyse van het huidige proces rondom de Staatscourant content en de bijbehorende werkwijze met de MS-DOS applicatie. De uitkomsten gebruikten we om het nieuwe informatiemodel te valideren en op een aantal punten te (laten) aanpassen. Met name het onderdeel van versies, inwerkingtreding en geldigheid van Wet- en regelgeving zorgde voor de nodige hoofdbrekens. Dit is belangrijk voor juridische uitgaven, omdat het 1 op 1 moet kloppen met wat de Wetgever doet. En de structuur en lifecycle van Wet- en regelgeving is complex.
Ik kreeg hulp van een klein team van inhoudelijke specialisten van de afdeling.
We deden een aantal intensieve modelleersessies met de applicatie architecten die belast waren met het ontwerp en de implementatie van de nieuwe informatievoorzieningen.
De nieuwe werkwijze voor het verwerken van de Staatscourant content volgende op een logische manier uit deze gezamenlijke inspanning.
De volgende stap was om op basis daarvan een goed interactieontwerp voor het nieuwe user interface te maken.
En tenslotte konden we beginnen met het opleiden van de medewerkers in het werken met het nieuwe systeem en volgens de nieuwe werkwijze.
Wat was het resultaat:
Een nieuw proces voor het beheren van Wet& en Regelgeving content.
Een interactie ontwerp voor de nieuwe werkwijze.
Een eerste versie van de nieuwe applicatie voor het invoeren van juridische content.
Opleiding van een groepje ambassadeurs uit de afdeling.
Alles bij elkaar zijn we een maand of 3 bezig geweest om te komen tot het punt waar vandaan de afdeling onder de bezielende leiding van de ‘ambassadeurs’ zelf verder kon.
Misschien wel het mooiste resultaat in dit traject vond ik dat het lukte om de in het begin zeer skeptische medewerkers te overtuigen van nut en noodzaak van deze vernieuwing. Door hen te betrekken in het proces, naar hen te luisteren en hun kennis serieus te nemen. En uiteindelijk te zien hoe enkele van hen boven zichzelf uitstegen.
Credits:
Inmiddels heeft deze uitgeverij de stap naar digitalisering allang gemaakt en hebben de meeste mensen met wie ik toen gewerkt heb al vele stappen in hun carrières gezet.
Ondanks dat het vele jaren geleden is, is het succesvol uitvoeren van een transitie naar een nieuwe manier van werken met nieuwe informatievoorziening een tijdloos fenomeen en ook niet specifiek voor een bepaalde branche of organisatie.
Ik koester nog steeds mooie herinneringen aan deze intensieve periode.
